Hva er relasjonell koordinering?

Relasjonell koordinering kan kort beskrives som ‘koordinering av relasjoner på arbeidsplassen gjennom deling av kunnskap, felles målsetninger og respekt for sine kolleger’. Teorien om relasjonell koordinering ble først definert av den amerikanske professoren Jody Hoffer Gittell (2016). Her identifiserte Gittell syv egenskaper ved relasjonell koordinering, som er:

• Felles mål
• Felles kunnskap
• Gjensidig respekt
• Problemløsende kommunikasjon
• Hyppig kommunikasjon
• Rettidig kommunikasjon
• Presis kommunikasjon

Denne originale forskningen om relasjonell koordinering er en viktig inspirasjonskilde for oss i Joint Action, og har siden lagt grunnlaget for videreutvikling av ytterligere konsepter innenfor samme fagområde, som for eksempel relasjonell kapasitet og relasjonell ledelse.

Her vil vi dele vår ekspertise på området og forklare hvordan du kan jobbe med relasjonell koordinering og relasjonell kapasitet, samt hva forskjellen mellom disse to begrepene er og hvorfor det er viktig at du kjenner til dette.

Tilbake i 2015 skrev vi boken ‘Ledelse av relasjonell koordinering – i offentlige organisasjoner’.

Denne spesifikke boken er en grundig guide til konseptet ‘relasjonell koordinering’ i praksis, hvor leseren introduseres til arbeidsprosessen ‘ledelse av relasjonell koordinering’. Dette inkluderer blant annet en trinnvis guide til hvordan ledere i offentlige organisasjoner kan skape et felles medansvar, eierskap og gode kommunikative praksiser på tvers av ulike organisatoriske funksjoner for å løse komplekse oppgaver.

Boken fungerer som et praktisk verktøy for enhver offentlig leder som har som målsetning å forbedre samarbeid, produktiv kommunikasjon og oppgaveløsning i sin organisasjon. Ledere som implementerer denne tilnærmingen, vil ofte oppleve større overskudd av tilgjengelige ressurser, økt effektivitet og færre samarbeidsproblemer.

Man kan også velge å dykke enda dypere inn i stoffet og fagområdet. Vår nyeste forskning baserer seg nemlig på konkrete saker fra det danske offentlige systemet, som på grunn av systemets oppbygning og oppgavenes udefinerbare natur som regel er betydelig mer komplekse og langvarige enn dem som den originale forskningen om relasjonell koordinering bygger på.

Joint Actions arbeid med relasjonell koordinering

I Joint Action har vi jobbet med relasjonell koordinering og tilhørende konsepter i mer enn 10 år. Men med tiden fant vi nettopp begrepet og dets implikasjoner utilstrekkelige i forhold til de ytterst komplekse sakene og oppgavene som det skandinaviske velferdssystemet og offentlige systemet håndterer daglig.

Dette betyr på ingen måte at relasjonell koordinering er irrelevant. Det er fortsatt en relevant teori som fundamentalt har endret måten vi ser på effektiv oppgaveløsning og tverrfaglig samarbeid i offentlige instanser. I tillegg er teorien og dens relaterte konsepter og praktiske implikasjoner fortsatt svært aktuelle og anvendelige i mange organisatoriske sammenhenger, der oppgavene er mer lineære og tidslinjene overskuelige.

Likevel er de originale studiene og empirien primært basert på store analyser av flyavganger og planlagte operasjoner i helsevesenet. Det som kjennetegner disse oppgavetypene, er at begge typer er planlagte og dermed relativt forutsigbare på overordnet nivå. Dette gjelder imidlertid sjeldnere når det offentlige systemet skal håndtere for eksempel pasienter med alvorlige psykiske, sosiale eller fysiske utfordringer. Her strekker forløpene seg ofte over år eller til og med tiår, og et utall faggrupper er ofte involvert i forløpet i varierende omfang og på forskjellige tidspunkter.

Derfor mente vi at det var behov for å tilføre ytterligere nyansering til forskningen på dette fagområdet. Basert på denne tesen og mange års forskning, inkludert innsamling og analyse av empiri, definerte vi begrepene relasjonell kapasitet og strategisk relasjonell ledelse, som nettopp taler til offentlige organisasjoners mulighet og evne til å kunne adressere oppgaver som kjennetegnes ved å være komplekse og langvarige.

Sammenhenger og forskjeller mellom relasjonell koordinering og relasjonell kapasitet

For enkelt å kunne forklare forskjellen mellom relasjonell koordinering og relasjonell kapasitet, har vi utformet en enkel modell der de to teoriene plasseres på en skala, hvor aksene består av henholdsvis nye løsninger vs. Kjente løsninger samt høy forutsigbarhet vs. Lav forutsigbarhet.

Figur 1: Relasjonell koordinering og relasjonell kapasitet

Det figuren spesifikt illustrerer, er at når vi beveger oss fra relasjonell koordinering til relasjonell kapasitet, beveger vi oss fra felter som er karakterisert ved å være kompliserte, men likevel forutsigbare og oversiktlige, over til felter der oppgavene typisk er svært komplekse, uforutsigbare og langvarige.

I de feltene hvor relasjonell koordinering er anvendelig, kan man typisk løse oppgavene med

god planlegging og organisering av ressurser og samarbeid. Men i de feltene vi primært arbeider med, er saken en ganske annen.

Når vi observerer mange typer av komplekse velferdsoppgaver, er de blant annet ofte kjennetegnet ved følgende fem sentrale karakteristika:

1. Mange oppgaver kan ikke avgrenses i tid, sted og innsats.
2. Mange oppgaver er så komplekse at det ikke kan etableres et klart og entydig mål for arbeidet.
3. Ulike fagpersoner må etablere samarbeidet når behovet oppstår, uten en klar plan for arbeidet.
4. De monofaglige oppgavene og de felles tverrfaglige oppgavene er svært tett forbundet.
5. De ulike faggruppene og funksjonene har et varierende antall viktige samarbeidspartnere, avhengig av de konkrete utfordringene.

Basert på denne vurderingen var det tydelig for oss at en nyansering av teorien var nødvendig for også å kunne favne de delene av offentlige organisasjoner der ovennevnte karakteristika gjelder. For ved disse typer oppgaver stilles det helt andre krav til kompetanser, fokus og ressurser.

Dermed illustrerer relasjonell kapasitet i figuren ovenfor de oppgavene som kjennetegnes av lav forutsigbarhet, og som derfor krever innovasjon og nye løsninger for å oppnå et tilfredsstillende resultat. For disse typer oppgaver stilles det helt andre krav og vesentlig annerledes parametere for en effektiv oppgaveløsning. Nettopp derfor må organisasjonen kunne omstille seg og omprioritere ressurser for å kunne møte oppgavenes komplekse natur i det nødvendige omfang; derav ordet ‘kapasitet’.

Alle offentlige organisasjoner håndterer begge oppgavetyper i varierende grad. Derfor er det nødvendig med en forståelse for ulikhetene i behov og suksesskriterier for å sikre godt samarbeid mellom de involverte partene og tilpasning av ressursfordelingen til de ulike oppgavene.

Relasjonell koordinering i praksis

Å jobbe med relasjonell koordinering i praksis innebærer blant annet en grundig organisasjonsanalyse, oppgaveanalyse og mye mer.

Hos Joint Action har vi omgjort vår omfattende teoretiske kunnskap til praksis gjennom vårt verktøy, Joint Action Analytics. Med denne programvaren kan vi foreta omfattende undersøkelser av offentlige organisasjoner og vurdere blant annet deres organisatoriske sammenheng, kvaliteten på deres tverrfaglige oppgaveløsning, deres relasjonelle kapasitet, medarbeidernes trivsel og organisasjonens fleksibilitet og robusthet.

Verktøyet samler store mengder data om organisasjonen og gjør det mulig å analysere den ved hjelp av mange forskjellige parametere for å få en grundig innsikt i organisasjonens generelle funksjonalitet. Dermed kan vi gi spesifikke anbefalinger for å forbedre effektiviteten på tvers av ulike organisatoriske funksjoner.