Samarbeidsutfordringer – hvordan håndterer man det?

Hva er godt samarbeid?

Uansett hva bakgrunnen måtte være for at det tverrfaglige samarbeidet er dårlig, eller ikke så godt som det burde være, ønsker vi i Joint Action å fokusere på betydningen av et godt og produktivt samarbeid. Det har stor betydning for de ansattes trivsel – og det har i høy grad en betydning for de oppgavene som vi skal løse i fellesskap. I offentlig sektor handler dette om borgerne. Og vår forskning – og praksisarbeid – viser tydelig at de merker når de fagpersonelle ikke samarbeider godt nok.

Gjennom vår forskning har vi definert hva vi forstår med et godt tverrfaglig samarbeid. Et forskningsprosjekt i danske kommuner resulterte i vår teori om "relasjonell kapasitet", som handler om evnen til å håndtere komplekse utfordringer omkring borgere. Vår definisjon på godt samarbeid – altså det vi kaller "relasjonell kapasitet" er:

• "Evnen til å skape produktive samarbeidsrelasjoner omkring komplekse og dynamiske tverrfaglige og tverrorganisatoriske oppgaver, når og hvor behovet oppstår."

Hvordan løser man samarbeidsproblemer?

Når vi i Joint Action jobber med å utvikle kvaliteten på det tverrfaglige samarbeidet, ønsker vi å ta utgangspunkt i hva som kjennetegner et godt samarbeid – i stedet for å fokusere på eventuelle konflikter og andre gamle fortellinger. For det første bruker vi tid på å forholde oss til hvordan et godt tverrfaglig samarbeid faktisk ser ut.

Relasjonell kapasitet består av 6 faktorer:

1. Kunnskap: Hvor godt kjenner vi til hverandres oppgaver og arbeidsvilkår?
2. Samarbeidsorientering: I hvilken grad bidrar vi alle sammen til det tverrfaglige samarbeidet?
3. Respekt: I hvilken grad opplever vi at de andre involverte parter respekterer våre bidrag?
4. Deling av kunnskap: Hvor gode er vi til å dele kunnskap og informasjon om de felles oppgavene?
5. Problemløsning: Hvor gode er vi til å løse de problemene som oppstår?
6. Innovasjon: Hvor gode er vi til å finne nye løsninger på de komplekse oppgavene?

Hvis man i et team – eller en ledergruppe – opplever å ligge høyt på alle disse faktorene, er det et produktivt samarbeid – og altså en høy grad av relasjonell kapasitet. Hvis det er samarbeidsutfordringer, vil dette komme frem når vi måler den relasjonelle kapasiteten. Til gjengjeld vil det komme frem hvor utfordringene finnes, og hva de består i – og det vil man så kunne arbeide med.

Når vi arbeider med utvikling, går vi typisk gjennom disse trinnene når vi ønsker å utvikle den relasjonelle kapasiteten:

1. Hva er vår felles oppgave?
   1. Det er ofte tvil om hva som faktisk er den felles oppgaven – og det er første trinn. I offentlige organisasjoner handler det ofte om en borger eller en borgergruppe. Men den felles oppgaven kan i prinsippet være alle oppgaver og arbeidsprosesser som krever tverrfaglig samarbeid.
2. Hvilke aktører er involvert/bør involveres?
   1. Nå handler det om å definere hvilke aktører som er involvert. Vi skal involvere de aktører som har en viktig rolle i den felles oppgaven. Der hvor kompleksiteten er stor, ser vi ofte at kunnskapen mellom aktørene er så lav at vi ikke kjenner til de andre aktørene.
3. Hvem skal samarbeide/hvem har behov for samarbeid?
   1. Her skal aktørene ta stilling til hvem de hver især anser som viktige samarbeidspartnere. Her er det ofte uenighet – og vi kaller dette for asynkrone relasjoner. Hvis den ene parten opplever en relasjon som viktig for den felles oppgaveløsningen, anser vi det som viktig.
4. Hvordan oppleves samarbeidsrelasjonene?
   1. Nå får partene mulighet til å uttrykke hvordan de faktisk opplever den organisatoriske sammenhengen sett fra deres perspektiv. Her er det viktig med god informasjon, da det for mange vil være første gang at de svarer på denne typen relasjonelle spørsmål.
5. Ta tak der potensialet er størst
   1. Når analysen er foretatt, er vi selektive i forhold til hvordan utviklingsarbeidet håndteres. Husk også at endringsprosesser tar tid. Vi anbefaler derfor alltid å starte med å utvikle de konkrete relasjonene som har det største potensialet.
6. Start med å løse de konkrete lokale utfordringene
   1. Vi bruker dialogiske metoder og prosesser for å få aktørene til å utforske hva som faktisk er utfordringene og styrkene i deres relasjoner. Våre prosesser sikrer at aktørene løser lokale utfordringer på en måte som forbedrer den relasjonelle kapasiteten.
7. Erfaringsutveksling - løsningene og forbedringene finnes ofte nært
   1. Erfaringsutveksling er viktig. Når vi utvikler samarbeidskvaliteten, skal dere se i det nære miljøet for å finne gode eksempler. Forstå hva de har gjort, trekk på erfaringene og spre det. Disse er ofte lettere å spre sammenlignet med erfaringer fra andre organisasjoner.
8. Oppretthold fokus på det felles - det øker kvaliteten
   1. Det er motiverende når man lykkes sammen med andre – og det er frustrerende når man opplever å stå alene med vanskelige oppgaver – eller at man ser at vi mislykkes fordi vi ikke samarbeider. Oppretthold fokus på det som er felles. Det øker kvaliteten for deres borgere og kunder.

Til dette utviklingsarbeidet er det behov for relasjonell ledelse. Lederne i disse organisasjonene skal fungere som det bindeleddet mellom aktørene, som sørger for at oppgaver og eventuelle utfordringer blir løst raskt og effektivt.

Vi har skrevet flere bøker om relasjonell ledelse og relasjonell kapasitet, som kan hjelpe ledere og medarbeidere i organisasjoner med å få et nytt og verdifullt perspektiv på hvordan man kan løse disse utfordringene og skape relasjoner som tilfører verdi til organisasjonens kapasitet for oppgaveløsning i stedet for å trekke i motsatt retning.

Ta vare på dine medarbeidere – forebygg samarbeidsutfordringer

Som leder er det ofte vanskelig å ha oversikt over alle prosesser, mennesker og oppgaver som man er ansvarlig for. Men uten oversikt løper man også risikoen for at det oppstår uhensiktsmessig adferd uten at man som leder kan reagere i tide.

Derfor har vi utviklet et effektivt verktøy til dette formålet – nemlig vår digitale plattform, Joint Action Analytics. Dette verktøyet kan brukes til å analysere, utvikle og styre den organisatoriske sammenhengen i organisasjoner. Med vår brukervennlige IT-plattform kan dere blant annet undersøke den relasjonelle ledelsen i hele den vertikale ledelseskjeden samt den relasjonelle kapasiteten på medarbeidernivå og på de forskjellige ledernivåene.

Resultatene fra disse undersøkelsene presenteres i systemet som dere får tilgang til. Deres data samles inn, analyseres og visualiseres på oversiktlige måter, slik at de er enkle å forstå og handle på. Gjennom dette får man et helt nytt perspektiv på hvordan samarbeidet mellom aktører i ens organisasjon ser ut. Deretter kan man bruke resultatene samt prinsippene for relasjonell ledelse til å forbedre den organisatoriske sammenhengen i deres organisasjon.

Vi anbefaler alltid å starte nært for å få et innblikk i prosessen og resultatene, hvoretter løsningen kan skaleres til hele organisasjonen.